Externalisation : définition juridique
Processus par lequel une entreprise transfère tout ou partie de ses activités ou de ses fonctions vers une autre entreprise, qui est un prestataire spécialisé, au lieu de les prendre en charge en interne. L’externalisation permet au donneur d’ordre de se concentrer sur son cœur de métier tout en déléguant des fonctions non stratégiques, par exemple dans le domaine de l’immobilier : la gestion locative des biens détenus par une société civile ou l’entretien des locaux. Une démarche qui offre de nombreux bénéfices (flexibilité accrue, optimisation des coûts) mais présente aussi des risques notables, notamment celui de la dépendance au prestataire.
Cadre juridique de l’externalisation
L’externalisation recouvre plusieurs notions contractuelles et statutaires. Au lieu de reposer sur un régime réglementaire unique, elle s’inscrit dans le cadre général du droit des contrats, du travail, de la sous-traitance et d’autres régimes spécialisés selon les fonctions externalisées, comme la propriété intellectuelle ou la protection des données personnelles.
La rédaction d’un contrat d’externalisation est obligatoire pour formaliser le transfert de la charge de la fonction par l’entreprise au prestataire, afin de garantir une sécurité juridique optimale. Ce document doit comporter un certain nombre de mentions, notamment :
- L’objet et le périmètre des prestations confiées au prestataire.
- Le prix des prestations.
- Les modalités de paiement et d’application d’éventuelles pénalités.
- La durée du contrat.
- Les conditions de résiliation du contrat ou de renégociation du prix des prestations en cours de contrat.
- Les modalités de modification du contrat.
- Les obligations de chaque partie.
- Les exigences de qualité imposées par l’entreprise cliente.
- Les garanties accordées au prestataire et au client.
- La confidentialité de certaines informations confiées au prestataire.
- La clause de réversibilité qui permet de revenir à un traitement des tâches en interne, ce qui oblige le prestataire à restituer l’intégralité des
- ressources confiées au début de la mission.
- Le tribunal compétent et le droit applicable en cas de litige.
La relation d’externalisation est également soumise à la loi du 31 décembre 1975 qui encadre le régime de la sous-traitance. Ce texte impose des obligations légales à respecter au regard de l’emploi, comme l’interdiction d’user d’une main-d’œuvre illicite. À ce titre, le donneur d’ordre doit s’assurer que le prestataire agit en tant que véritable indépendant/exploitant et non comme un salarié déguisé.
L’externalisation appliquée à l’immobilier professionnel
Dans le cadre de l’immobilier professionnel, l’externalisation conduit un acteur du marché (propriétaire, bailleur ou locataire, investisseur) à déléguer à un prestataire externe (facility manager, property manager, asset manager) une ou plusieurs fonctions immobilières. De façon courante, ces fonctions englobent :
- La gestion locative du ou des biens immobiliers.
- L’entretien technique des locaux.
- Le nettoyage des parties communes.
- La sécurité des lieux.
- La maintenance.
- L’asset management.
- La commercialisation ou l’exploitation d’espaces au sein des biens concernés.
Les enjeux de l’externalisation dans l’immobilier
L’externalisation immobilière répond à plusieurs enjeux :
- Amélioration de la qualité du service rendu aux locataires, les prestations étant prises en charge par une entreprise spécialisée dans son domaine.
- Réduction des coûts opérationnels relatifs à la gestion du parc immobilier.
- Gain de flexibilité permettant au donneur d’ordre de saisir les opportunités de marché, par exemple en étoffant son parc immobilier.
- Partage des risques liés à l’exploitation des biens.
- Possibilité de se recentrer sur la stratégie immobilière : arbitrages et investissements.
Ce type de relation doit aussi tenir compte de plusieurs points spécifiques du secteur de l’immobilier :
- L’établissement d’un contrat de service immobilier définissant les prestations confiées, ainsi que les coûts induits et les obligations de chaque partie, conformément à ce que prévoit la réglementation relative aux contrats de sous-traitance.
- L’éventuel transfert d’actifs ou de personnel, comme des équipements, du matériel ou des équipes d’exploitation. Dans le cas d’un transfert de personnel, il faut tenir compte des règles en matière de transfert du contrat de travail (Code du travail, art. L1224-1 et suivants).
- L’impact de l’externalisation sur les relations entre les propriétaires et les locataires, ainsi que sur la viabilité du bail commercial ou professionnel, notamment en cas d’activation d’une clause de réversibilité. À titre d’exemple, les prestations confiées à l’entreprise spécialisée doivent respecter les dispositions du bail signé entre les parties.
- Le respect par le prestataire des règles applicables à l’immeuble faisant l’objet des prestations, en matière de conformité des baux, d’obligations d’entretien, d’urbanisme, de sécurité, d’accessibilité ou encore de performance énergétique. Le contrat d’externalisation doit prévoir comment le prestataire s’inscrit dans ce cadre normatif et comment la responsabilité est partagée ou transférée.
Mais attention au risque de dépendance inhérent à tout processus d’externalisation, vis-à-vis d’un prestataire unique. Pour contourner ce risque, il convient d’établir un cahier des charges rigoureux comprenant une liste exhaustive des tâches à réaliser, de prévoir des indicateurs de performance, des objectifs à atteindre et des audits réguliers, et d’intégrer au contrat des droits de résiliation anticipée et des mesures de gouvernance. Mal encadrée, l’externalisation peut être source de litige ou de perte de valeur pour le propriétaire ou l’occupant des lieux.
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